Trek of duw jij informatie?

Hoe overleven met de overvloed aan informatie: pull i.p.v. push !

 

Iedereen kent de massamails binnen elk bedrijf of organisatie met Jan en alleman in cc of bcc om maar zeker te zijn dat iedereen op de hoogte is. Als de 20 personen in cc of bcc elk enkele minuten tijd nemen, kost een dergelijke mail al snel 100€. Meestal pure geldverspilling en een totaal verkeerde inzet van mensen en middelen. Toch blijft men volharden in de boosheid omdat men niet het risico wil lopen dat iemand bepaalde informatie niet zou gekregen hebben. Simpelweg omdat men niet beter weet.

 

In de praktijk leidt deze werking zelden tot het gewenste resultaat. Op het moment dat men deze info nodig heeft, weet men ze ofwel niet meer te vinden, ofwel weet men zelfs niet meer van het bestaan af.

 

De oplossing is het afstappen van dit push principe. Men pusht letterlijk alle informatie naar alle mogelijk mensen die er ooit nood aan zouden kunnen hebben. Meestal is de groep veel te groot en de info is vergeten of niet langer snel vindbaar van zodra men ze nodig heeft.

Vandaar dat we willen evolueren naar het pull principe. Men gaat de informatie ophalen, zeer eenvoudig, enkel en alleen wanneer men ze nodig heeft.

 

Om dit te bereiken heeft men een duidelijk afspraak kader nodig. Waar en hoe stelt men de informatie ter beschikking ? Een folder structuur voldoet niet langer om dit te bereiken omdat iedereen in functie van zijn of haar kijk op de wereld de informatie snel moet kunnen terugvinden. Een volwaardige document management systeem of DMS is het een begin van de oplossing.

 

 

 

Concreet betekent dit in de praktijk dat men bij het oproepen van bepaalde vooraf gedefinieerde informatie zoals

– een persoon (prospect, leverancier, klant, medewerker of wat dan ook)

– een bedrijf of organisatie  (prospect, leverancier, klant, partner, ..)

– een dossier of project

onmiddellijk de juiste info moet terugvinden en alle relevante details moet kunnen bekijken.

 

Vanzelfsprekend beperkt deze werkwijze van het document management systeem zich niet tot enkel e-mails maar geldt hetzelfde voor allerlei andere documenten, productinformatie, informatie over telefonische communicatie enz. Het pullen van informatie uit een document management systeem is een pak efficiënter en leidt op zeer korte termijn tot grote efficiëntie winst!

 

In MyDigi hebben we op basis van onze jarenlange ervaring een perfecte tool ontwikkeld om push eenvoudig om te buigen in pullen van informatie vanuit een document management systeem. Zeer eenvoudig en voor iedereen toegankelijk.

 

 

By | 2017-05-30T13:52:58+00:00 december 20th, 2016|Categories: Document management systeem|Tags: , |Reacties uitgeschakeld voor Trek of duw jij informatie?

About the Author: